Loading...
Od EasyHours | 5. apríl 2025
Odpovede na najčastejšie otázky o dochádzkových systémoch a elektronickej dochádzke
Tagy: dochádzkový systém, elektronická dochádzka, aplikácia dochádzka, softvér na dochádzku, evidencia dochádzky, výkaz práce, dochádzka excel, systém evidencie dochádzky
Potrebujete dochádzkový systém? Od 1. júla 2024 je evidencia dochádzky povinná. Elektronická dochádzka pomocou aplikácie dochádzka je najjednoduchšie riešenie. Tu nájdete odpovede na všetky otázky o softvére na dochádzku, výkazoch práce a ako nahradiť dochádzka Excel profesionálnym systémom evidencie dochádzky.
Nebojte sa – v tomto blogovom príspevku odpovedáme na najčastejšie otázky o evidencii pracovného času jasným a uisťujúcim jazykom bez právneho alebo technického žargónu.
Preberieme témy ako: Kto musí evidovať čas? Ako sa má pracovný čas evidovať? Čo s prácou z domu? Čo je to samostatne si organizujúci zamestnanec? Ako sa majú údaje uchovávať? a Aké systémy sa môžu používať? Na záver dostanete aj tip na jednoduché riešenie, ktoré zabezpečí, že váš podnik spĺňa všetky pravidlá pracovného času bez problémov.
Stručne povedané: Všetci zamestnávatelia a zamestnanci sú zahrnutí do požiadavky na evidenciu pracovného času. Bez ohľadu na to, či je váš podnik veľký alebo malý, a bez ohľadu na to, či zamestnanci pracujú na plný úväzok, čiastočný úväzok, v chránených dielňach alebo sú platení na hodiny, ich pracovný čas sa musí evidovať denne. Aj zamestnanec, ktorý pracuje len pár hodín týždenne, musí evidovať svoje hodiny.
Existuje len niekoľko možných výnimiek. Vrcholoví manažéri (napr. generálny riaditeľ, ktorý právne nie je považovaný za "zamestnanca") môžu byť vyňatí z požiadavky. Okrem toho existuje pojem "samoorganizujúci sa pracovníci" – zamestnanci v osobitných pozíciách s vysokou mierou autonómie. Títo môžu byť vyňatí z registrácie, ale vyžaduje si to špecifickú dohodu (viac o samoorganizujúcich sa pracovníkoch nájdete nižšie). Pre väčšinu podnikov to však nebude aktuálne, takže počítajte s tým, že všetci zamestnanci musia registrovať svoj pracovný čas.
Nový zákon vyžaduje, aby ste registrovali celkový pracovný čas každého zamestnanca za každý deň. To znamená počet hodín, ktoré jednotlivec odpracoval v daný deň. Nemusíte zaznamenávať presne kedy počas dňa bola práca vykonávaná (čas príchodu a odchodu nie je požadovaný) – len koľko hodín bolo celkovo odpracovaných v ten deň. Ak napríklad zamestnanec pracuje 7 hodín v kancelárii a neskôr 1 hodinu doma večer, deň sa má registrovať ako 8 hodín celkovo.
Kto vykonáva registráciu a ako často? Najbežnejšie je, že zamestnanec sám registruje svoje hodiny, napríklad prostredníctvom systému na registráciu času alebo časového hárka. Zákon nehovorí nič o tom, ako často sa to má diať – môže to byť denne, týždenne alebo po každej dokončenej úlohe, podľa toho, čo dáva zmysel vo vašej spoločnosti. Dôležité je, aby registrácie boli spoľahlivé. Odporúča sa viesť čas priebežne (najlepšie denne alebo blízko toho), kým je to ešte čerstvé v pamäti, aby ste sa vyhli chybám. Ako zamestnávateľ môže byť dobré vytvoriť si jednoduché interné smernice o tom, ako a kedy majú zamestnanci registrovať svoj pracovný čas, aby to všetci robili správne a konzistentne.
Čo sa má registrovať ako pracovný čas? Registrovať sa má len skutočný pracovný čas. Prestávky, ktoré sú neplatené (teda kde zamestnanec nedostáva mzdu a nie je k dispozícii pre prácu), sa nezapočítavaju. Naopak, všetky pracovné hodiny sa musia registrovať – aj keď sú to prípadne nadčasy bez extra mzdy alebo práca vykonávaná v neobvyklých časoch. Druh mzdy alebo platby je pre registráciu nepodstatný – rozhodujúce je, či sa čas používa na prácu.
Platí požiadavka aj pri práci z domu? Áno – práca z domu sa musí registrovať rovnako ako práca na pracovisku. Ak zamestnanec pracuje z domácej kancelárie jeden deň alebo si vezme pár hodín navyše večer doma, tieto hodiny sa musia pripočítať k celkovému pracovnému času daného dňa. Nový zákon nerozlišuje medzi tým, kde sa práca vykonáva; dôležité je, aby sa všetky pracovné hodiny dňa dostali do registrácie.
Stojí za zmienku, že pravidlá o čase odpočinku sú pri príležitostnej práci z domu trochu flexibilné. Normálne 11-hodinové pravidlo hovorí, že zamestnanec musí mať 11 súvislých hodín odpočinku v rámci každých 24 hodín. Ak zamestnanec dobrovoľne pracuje trochu doma večer (nad rámec normálneho pracovného času), tieto hodiny sa prirodzene počítajú ako práca, ale nepovažuje sa to za porušenie pravidiel o čase odpočinku – za predpokladu, že je to príležitostné a organizované samotným zamestnancom. Inými slovami, nemusíte sa obávať porušenia zákona o čase odpočinku, ak zamestnanec občas zvolí pracovať neskôr z domu. Ak je však práca z domu pevnou alebo podstatnou súčasťou práce, platia bežné pravidlá o čase odpočinku ako obvykle. Bez ohľadu na to sa musí registrovať všetok pracovný čas, nezávisle od toho, či prebieha v kancelárii, v teréne alebo doma.
"Samostatný organizátor" je pojem z pravidiel pracovného času, ktorý pokrýva určitých zamestnancov na pozíciách s veľmi vysokou mierou slobody pri organizovaní svojej práce. Zamestnanec sa považuje za samostatného organizátora, ak buď môže úplne sám rozhodovať o tom, kedy sa práca vykonáva, alebo ak sa pracovný čas vôbec nedá vopred zmerať alebo stanoviť kvôli charakteru práce. Typicky sa bude jednať o veľmi málo osôb, napríklad niektorých vrcholových manažérov alebo špecialistov, ktorí nemajú pevnú rutinu alebo čas príchodu a v praxi si sami rozpolagajú so svojím časom.
Aby mohol byť zamestnanec skutočne vyňatý ako samostatný organizátor, musí to byť dohodnuté a explicitne uvedené v pracovnej zmluve. Ak je osoba klasifikovaná ako samostatný organizátor, znamená to, že môže byť vyňatá z požiadavky na registráciu času (a zvyčajne sú tiež vyňatí z určitých častí pravidiel odpočinku a 48-hodinového limitu). Dôležité: Samostatní organizátori sú výnimkou, ktorá potvrdzuje pravidlo. Väčšina zamestnancov nie sú samostatní organizátori. Inými slovami, túto výnimku by ste mali používať len vo veľmi osobitných prípadach. Ak máte pochybnosti o tom, či sa určitá pozícia môže považovať za samostatne organizujúcu, musí sa vykonať konkrétne posúdenie – a ako už bolo spomenuté, vyžaduje si to písomnú dohodu. Pre väčšinu spoločností budú všetci zamestnanci musieť registrovať pracovný čas úplne normálne.
Ako dlho a ako máme uchovávať registrácie? Dokumentáciu registrovaného pracovného času musíte uchovávať najmenej 5 rokov. Táto požiadavka znamená, že denné výkazy hodín alebo údaje vo vašom systéme musia byť dostupné aj po mnohých rokoch. Okrem toho musí mať zamestnanec prístup k svojim vlastným registrovaným údajom. Súčasní aj bývalí zamestnanci majú právo získať informácie o tom, koľko pracovali v danom období, aj päť rokov späť.
Pre praktické riešenie to znamená, že vaše údaje o evidencii pracovného času musia byť uložené bezpečne a štruktúrovane. Použite systém alebo metódu, kde údaje nemožno tajne zmeniť alebo stratiť. Mali by ste tiež zabezpečiť, že môžete zamestnancovi poskytnúť alebo ukázať všetky jeho záznamy za posledných 5 rokov, ak o to požiada. Ak je zo systému veľmi komplikované vyťahovať údaje, môže to byť problém – prístup zamestnanca k informáciám musí byť v praxi "dostupný".
Nezabudnite navyše s registráciami zaobchádzať dôverne, keďže môžu obsahovať osobné údaje o pracovnom čase zamestnancov a prípadnej neprítomnosti. Dodržiavajte bežné smernice pre osobné údaje/GDPR, napríklad zabezpečte, aby k údajom mali prístup len relevantné osoby, a údaje vymažte po uplynutí doby uchovávania. Ale v zásade: majte riešenie, ktoré automaticky ukladá všetky záznamy pracovného času minimálne päť rokov a umožňuje ich vyhľadanie podľa zamestnanca podľa potreby.
Musíme investovať do drahého digitálneho systému? Nie nevyhnutne – zákon vám dáva slobodu metódy pri výbere systému evidencie pracovného času, pokiaľ spĺňa požiadavky byť "objektívny, spoľahlivý a dostupný." To znamená, že systém musí vedieť presne merať celkový denný pracovný čas (objektívne), údajom sa musí dať dôverovať (spoľahlivo) a k informáciám musia mať prístup aj zamestnávateľ aj zamestnanec (dostupne).
V praxi sa evidencia pracovného času môže vykonávať mnohými spôsobmi. Môže byť úplne jednoduchá, napríklad kus papiera alebo tabuľka, kde si zamestnanec zapíše svoje hodiny. Môže to byť aj elektronické časové razítko, nástroj na riadenie projektov s evidenciou času alebo špecializovaná aplikácia na evidenciu času. Nie je požiadavka, aby to bolo digitálne – fyzický zápisník alebo e-mail s dennými hodinami to môže v zásade vyriešiť. Ale v skutočnosti bude digitálne riešenie často veľkou výhodou. Digitálne systémy môžu automaticky zabezpečiť, že sa údaje bezpečne uložia na 5+ rokov, môžu chrániť pred chybami a podvodmi (napríklad uzamknutím predchádzajúcich registrácií) a uľahčujú zamestnancom získať prehľad o svojich vlastných hodinách.
Bez ohľadu na to, čo si vyberiete, uistite sa, že systém vyhovuje vašej každodennej prevádzke. Ak máte málo zamestnancov a jednoduchú prevádzku, možno si vystačíte s jednoduchou tabuľkou. Ak máte veľa zamestnancov alebo menlivé pracovné časy, digitálny systém evidencie pracovného času vám môže ušetriť veľa času a starostí. Zvážte aj integráciu so mzdovým systémom alebo plánmi zmien, ak je to relevantné – niektoré systémy môžu registrovať pracovný čas automaticky na základe napríklad prihlásení alebo prístupových kariet, ale nie je to povinnosť.
Tip: Najdôležitejšie je, aby vaše riešenie spĺňalo zákonné požiadavky. Viac o výhodách a nevýhodách rôznych metód si môžete prečítať v našom článku o výhodách elektronickej dochádzky. Ak potrebujete pomoc pri začatí, môžete tiež sledovať návod s 5 krokmi na zavedenie dochádzkového systému vo firme.
Zavedenie evidencie pracovného času nemusí byť zložité. EasyHours.sk je dobrým príkladom riešenia, ktoré uľahčuje dodržiavanie všetkých zákonných požiadaviek. S EasyHours môžu zamestnanci rýchlo registrovať svoj pracovný čas (aj cez mobil) a systém automaticky zabezpečuje, že všetky údaje sa bezpečne ukladajú na 5 rokov. Zároveň majú vedenie aj zamestnanci vždy prístup k potrebným informáciám. EasyHours je navrhnutý špecificky tak, aby bol jednoduchý, spoľahlivý a plne v súlade so zákonom, takže sa môžete sústrediť na svoje podnikanie namiesto administratívy.
Chceli by ste to vyskúšať vo svojej firme? Navštívte EasyHours.sk a prečítajte si viac a začnite s bezplatným skúšobným obdobím. Nechajte EasyHours pomôcť vám urobiť evidenciu pracovného času jednoduchou, efektívnou a v súlade s predpismi – tak budete pripravení na nové požiadavky bez zbytočnej dodatočnej práce. ✅