Loading...
Od EasyHours | 3. apríl 2025
Prečo je elektronická dochádzka lepšia ako dochádzka Excel alebo papierová evidencia dochádzky
Tagy: elektronická dochádzka, dochádzkový systém, dochádzka excel, aplikácia dochádzka, softvér na dochádzku, evidencia dochádzky, výkaz práce, systém evidencie dochádzky
Firmy na Slovensku potrebujú dochádzkový systém na evidenciu dochádzky zamestnancov. Mnohé stále používajú dochádzka Excel alebo papierové výkazy práce. Prečo je elektronická dochádzka lepšia? Moderný softvér na dochádzku ako aplikácia dochádzka EasyHours automatizuje evidenciu dochádzky a generuje pracovné výkazy automaticky. V tomto článku porovnáme elektronickú dochádzku s tradičnou dochádzka Excel a ukážeme výhody profesionálneho dochádzkového systému. Ako ste možno čítali v našom úvodnom príspevku, evidencia pracovného času sa stala zákonnou požiadavkou, a tu vás vedieme k najchytrejšiemu spôsobu, ako sa k tomu postaviť.
Mnohé firmy stále používajú dochádzka Excel alebo papierové výkazy práce namiesto dochádzkového systému. Dochádzka Excel sa zdá jednoduchá, ale má vážne nedostatky oproti elektronickej dochádzke:
Manuálne zadávanie a chyby: Pri papieri a Exceli je všetko závislé od ľudského zadávania. Je ľahké zabudnúť zahrnúť všetky hodiny, zadať nesprávne alebo neporozumieť pokrčeným rukou písaným poznámkam. Jediná chyba môže znamenať nesprávny počet hodín, čo môže vytvoriť frustráciu pre zamestnanca aj vedenie.
Časovo náročná administratíva: Keď používate papierové formuláre alebo Excel tabuľky, musíte manuálne zbierať a kontrolovať výkazy práce. Zaneprázdnený účtovník alebo administrátor možno musí upomínať zamestnancov kvôli chýbajúcim zápisom a následne tráviť čas zhrňovaním údajov. To nie je len časovo náročné – je to aj nudná rutinná práca, ktorá odvádza pozornosť od dôležitejších úloh.
Nedostatok prehľadu a dokumentácie: Papierové kopy sa môžu stratiť alebo poškodiť a Excel súbory sa môžu prepísať alebo zabudnúť v e-mailovej schránke. Ak zrazu potrebujete predložiť dokumentáciu o pracovnom čase zamestnancov (napríklad pri audite alebo na požiadanie úradov), môže byť ťažké rýchlo získať všetky informácie. Papier a jednoduché tabuľky tiež neposkytujú ľahký prehľad o vzorcoch v pracovnom čase alebo porušení pravidiel pracovného času – takéto veci sa musia počítať manuálne.
Bezpečnosť a dôvernosť: S papierom a Excelom nie sú údaje príliš chránené. Fyzické výkazy práce sa môžu stratiť a Excel tabuľka zdieľaná e-mailom sa môže dostať k nesprávnym príjemcom. Okrem toho môže byť ťažké kontrolovať, kto má prístup k Excel tabuľke alebo ju môže upravovať, čo môže ovplyvniť integritu údajov. Stručne povedané, tradičné metódy sú zraniteľné, pokiaľ ide o bezpečné uloženie vašich údajov.
Samozrejme, papier a Excel sú lepšie ako žiadna registrácia. Ale tieto metódy nespĺňajú moderné požiadavky na efektívnosť a spoľahlivosť. S rastom spoločnosti – alebo len na splnenie nových pravidiel – zistíte, že manuálna registrácia času sa stane prekážkou v každodennom živote.
Elektronická dochádzka a aplikácia dochádzka (napr. používateľsky prívetivá aplikácia na evidenciu času) eliminuje mnohé problémy, ktoré spôsobujú papier a Excel. Tu sú niektoré z hlavných výhod prechodu na digitálne riešenie:
Vysoká používateľská prívetivosť: Digitálne systémy sú navrhnuté tak, aby zamestnancom čo najviac uľahčili evidenciu času. Zvyčajne si môžete evidovať hodiny cez aplikáciu v telefóne alebo webový portál – rýchlo a bez problémov. To znamená, že to všetci môžu stihnúť za pochodu, či už sú v teréne, v kancelárii alebo pracujú z domu. Keď je evidencia času ľahko použiteľná, je väčšia pravdepodobnosť, že sa skutočne vykoná správne a každý deň.
Automatické zaznamenávanie a menej chýb: Dobrý digitálny systém eviduje pracovný čas objektívne a presne. Niektoré riešenia ponúkajú napríklad časy štart/stop, automatiku okolo prestávok alebo dokonca geograficky založené razenie príchodu a odchodu. Keďže výpočty sa v systéme vykonávajú automaticky, vyhnete sa chybám pri písaní a zabudnutým hodinám – systém môže dokonca posielať pripomienky, ak zamestnanec zabudne nahlásiť svoj čas za deň.
Dodržiavanie zákonných požiadaviek bez problémov: Digitálne riešenia vám pomáhajú evidovať denný pracovný čas každého zamestnanca, takže automaticky spĺňate zákonné požiadavky. Údaje sú objektívne a spoľahlivé, takže môžete splniť požiadavku na "objektívny, spoľahlivý a dostupný" systém. Zamestnanci si zvyčajne môžu sami pozrieť svoje evidované hodiny, čo spĺňa požiadavku dostupnosti a poskytuje transparentnosť. Ak by sa úrady alebo váš audítor pýtali na pracovný čas, môžete niekoľkými kliknutiami vytiahnuť správu priamo zo systému namiesto manuálneho zbierania dokladov.
Bezpečné ukladanie dát: S digitálnym riešením sa všetky záznamy bezpečne ukladajú v cloude alebo na chránenom serveri. Nemusíte sa starať o papiere, ktoré sa môžu stratiť, ani o súbory, ktoré sa môžu poškodiť. Väčšina profesionálnych systémov pravidelne zálohuje dáta, takže sa nič nestratí. Zároveň sa prístup môže riadiť podľa používateľov, takže iba relevantné osoby môžu vidieť alebo meniť časové údaje. To vám dáva pokoj v duši, že vaše údaje o pracovnom čase sú bezpečne uložené.
Efektívnosť a prehľad: Keď evidencia času prebieha digitálne, ušetríte čas pri administratíve. Už nemusíte prepisovať údaje z papiera do počítača ani zbierať výkazy hodín – všetko je na jednom mieste. Automaticky získate prehľad o hodinách zamestnancov týždeň za týždňom a mesiac za mesiacom. Mnohé digitálne systémy umožňujú generovať správy a statistiky jedným klikom, takže ľahko uvidíte napríklad nadčasy, flexibilný čas alebo či sa niekto blíži k hranici maximálne povoleného pracovného času. To tiež uľahčuje spracovanie miezd a fakturácie, keďže hodiny sú správne a včas spočítané.
Stručne povedané, s digitálnym systémom získate riešenie, ktoré je jednoduché, bezpečné a efektívne – v prospech zamestnancov aj vedenia. Využívate technológiu na to, aby ste sa zbavili triviálnych úloh a minimalizovali riziko chýb. Keď si vyberiete riešenie, môžete tiež zvážiť použitie moderných spôsobov dochádzkového systému, ktoré proces ešte viac automatizujú. Ak sa chcete dozvedieť viac o tom, ako dobre začať, pripravili sme aj príručku s 5 krokmi na implementáciu dochádzkového systému vo firme.
Zhrňme rozdiely medzi týmito troma metódami v najdôležitejších bodoch:
Používateľská prívetivosť: Papierové formuláre vyžadujú, aby si zamestnanec pamätal vyplniť výkazy práce rukou a odovzdať ich – je to časovo náročné a nie príliš intuitívne. Excel tabuľky sú o niečo lepšie, keďže sa dajú vyplniť na počítači, ale stále závisia od toho, že človek otvorí súbor a manuálne zadá všetko. Dochádzkový systém (napr. aplikácia na evidenciu času) je naopak najpoužívateľsky prívetivejšie: zamestnanci môžu registrovať čas priebežne cez telefón alebo PC, často len niekoľkými kliknutiami a možno dokonca automaticky, čo uľahčuje zapojenie všetkých.
Riziko chýb: Pri papieri a ceruzke sa čísla môžu ľahko nesprávne prečítať alebo nesprávne spočítať, a v Exceli môže jeden nesprávny vzorec alebo preklep vytvoriť nepresné údaje. Nie je tam žiadna zabudovaná kontrola, takže ľudská chyba môže zostať nepovšimnutá. Digitálne systémy drasticky znižujú chyby automatizáciou výpočtov a validáciou vstupov (napr. zabránenie nemožných časov). Systém môže varovať, ak niečo chýba alebo vyzerá nesprávne, takže chyby sa zachytia a opravia okamžite.
Dodržiavanie zákonných požiadaviek: Nová zákonná požiadavka vyžaduje spoľahlivú registráciu pracovného času. Papier a Excel v zásade spĺňajú požiadavku registrovať hodiny, ale sťažujú zabezpečenie konzistentnej a dôveryhodnej registrácie každý deň. Okrem toho môže byť problematické poskytnúť každému zamestnancovi jednoduchý prístup k vlastným záznamom týmito metódami. Digitálny systém je vytvorený na splnenie zákonných požiadaviek: každá registrácia je objektívne označená časovou pečiatkou, údaje sa nedajú len tak zmeniť bez stopy a zamestnanci sa môžu prihlásiť a vidieť svoje vlastné hodiny. Stojíte preto oveľa silnejšie čo sa týka dokumentácie a dohľadu.
Ukladanie a bezpečnosť údajov: Papier sa musí ukladať fyzicky (s rizikom požiaru, poškodenia vodou alebo neporiadku v archívoch) a Excel súbory si musíte zabezpečiť sami (nezabudnite na zálohu!). Ani jedno z toho nie je dlhodobo príliš bezpečné. Digitálne riešenia ukladajú všetko centrálne a šifrovane. Vždy máte bezpečnú kópiu histórie a nemusíte sa obávať, či zmizne priečinok z police alebo sa stratí súbor v počítači. Údaje sú v profesionálnom systéme typicky lepšie chránené pred nehodami aj neoprávneným prístupom.
Efektívnosť v každodennom živote: S manuálnymi riešeniami strácate čas zbieraním, zadávaním a následnou kontrolou. Excel môže trochu pomôcť s automatickým sčítavaním čísel, ale stále vyžaduje množstvo manuálnych krokov a koordinácie. Digitálny systém evidencie času vám ušetrí všetku túto zbytočnú administratívu. Vedúci alebo HR môžu získať informácie, ktoré potrebujú, keď ich potrebujú, bez toho, aby najprv museli zbierať kúsky. To uvoľňuje čas, ktorý môžete využiť na hodnotnejšiu prácu vo firme.
Ako vidno, digitálne riešenie vyhráva na všetkých frontoch, pokiaľ ide o evidenciu času. Pre zamestnancov sa registrácia stáva jednoduchšou a priamočiarejšou a pre firmu sa údaje stávajú spoľahlivejšími a dostupnejšími.
Papier a Excel môžu síce vyriešiť úlohu v jej najjednoduchšej forme, ale nemôžu sa merať s digitálnym systémom, keď sa berú do úvahy požiadavky na presnosť, bezpečnosť a efektívnosť. S digitálnym riešením získate budúcnosti odolný spôsob spracovania evidencie pracovného času, ktorý šetrí čas a poskytuje pokoj v duši.
Ste pripravení vyskúšať digitálnu evidenciu pracovného času v praxi? Môžete si vytvoriť bezplatný účet na EasyHours.sk a uvidíte, aké jednoduché je začať. EasyHours je jednoduchý digitálny systém na evidenciu pracovného času, ktorý je prispôsobený menším firmám. Vyskúšajte EasyHours zadarmo na 30 dní a zažite výhody moderného riešenia – vaši zamestnanci (a vaše budúce ja) vám za to poďakujú.