Loading...
Od EasyHours | 3. apríl 2025
Všetko o povinnej evidencii dochádzky a požiadavkách na dochádzkový systém
Tagy: evidencia pracovného času zákon, dochádzkový systém, elektronická dochádzka, povinnosť evidencie dochádzky, systém evidencie dochádzky, softvér na dochádzku, výkaz práce, dochádzka zamestnancov
Podľa § 99 Zákonníka práce je každý zamestnávateľ na Slovensku povinný viesť evidenciu pracovného času všetkých zamestnancov. Elektronická dochádzka a dochádzkový systém sú najefektívnejšie riešenia na splnenie tejto zákonnej povinnosti. Moderný softvér na dochádzku automatizuje výkazy práce a zabezpečuje presnú evidenciu pracovného času v súlade so slovenskou legislatívou.
V tomto príspevku prechádzame všetko, čo ako zamestnávateľ potrebujete vedieť o novom zákone - od pozadia a účelu až po praktické požiadavky a implementáciu. Poskytujeme vám aj konkrétne rady, ako môžete ľahko dodržať zákon bez zbytočnej administratívnej záťaže.
Bez ohľadu na to, či prevádzkujete malú firmu alebo väčšiu organizáciu, tento sprievodca vám pomôže pochopiť vaše povinnosti a dobre začať s evidenciou pracovného času.
Podľa § 99 Zákonníka práce (zákon č. 311/2001 Z. z.) je každý zamestnávateľ na Slovensku povinný viesť evidenciu pracovného času, práce nadčas, nočnej práce a pracovnej pohotovosti všetkých zamestnancov. Táto povinnosť platí už niekoľko rokov a je pravidelne kontrolovaná Národným inšpektorátom práce. V tomto blogovom príspevku poskytujeme zrozumiteľný úvod do nových požiadaviek na evidenciu pracovného času. Pozrite si aj náš kompletný sprievodca zákonnými požiadavkami na evidenciu času. Vysvetľujeme pozadie (rozhodnutie EÚ a smernicu o pracovnom čase), prechádzame pre koho zákon platí, čo presne musia zamestnávatelia robiť a aké môžu byť dôsledky nedodržania zákona. Príspevok je napísaný jasným a priateľským jazykom, aby ste ako vedúci spoločnosti bez právneho vzdelania ľahko pochopili, čo treba robiť – a ako dobre začať.
Zákonná povinnosť evidencie pracovného času vychádza zo Zákonníka práce a európskej smernice o pracovnom čase. V máji 2019 Súdny dvor EÚ v rozhodnutí C-55/18 (CCOO vs. Deutsche Bank) potvrdil, že všetky členské štáty musia zabezpečiť objektívny, spoľahlivý a prístupný systém evidencie denného pracovného času. Toto rozhodnutie prišlo preto, že smernica EÚ o pracovnom čase stanovuje jasné pravidlá EÚ o pracovnom čase týkajúce sa maximálneho pracovného času a času odpočinku – ale bez registrácie bolo ťažké tieto pravidlá presadzovať. Na ochranu zamestnancov pred prácou nadčas a zabezpečenie ich pohody bolo preto Slovensko nútené zaviesť všeobecnú požiadavku na registráciu času.
Na čom spočívajú pravidlá EÚ o pracovnom čase? Smernica o pracovnom čase obsahuje okrem iného tieto kľúčové pravidlá:
Okrem toho pravidlá EÚ stanovujú požiadavky na prestávky (napr. primeranú prestávku pri práci viac ako 6 hodín v kuse). Všetko toto má zabezpečiť, aby zamestnanci neboli preťažení. S novým zákonom môžu orgány teraz požadovať dokumentáciu o tom, že sa tieto pravidlá dodržiavajú – a tu vstupuje do hry požiadavka na registráciu pracovného času. Požiadavka na registráciu má poskytnúť dokumentáciu o prípadných porušeniach pravidiel o pracovnom čase a čase odpočinku, aby sa problémy mohli včas odhaliť a predchádzať im.
Stručne povedané, zákon platí pre všetkých zamestnávateľov na Slovensku – bez ohľadu na odvetvie, veľkosť alebo na to, či bežne registrujete čas alebo nie. Podľa § 99 Zákonníka práce musia mať všetci zamestnanci evidovaný svoj pracovný čas tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu. To znamená, že aj malé a stredné podniky musia teraz zaviesť nejakú formu registrácie času, ak ju ešte nemajú.
Existujú nejaké výjimky? Áno, existuje jedna úzka výjimka: takzvaní "samostatne si organizujúci zamestnanci". Ide o zamestnancov vo vyšších pozíciách, ktorí si sami určujú svoju pracovnú dobu a majú veľmi vysokú mieru autonómie v práci. Typicky to bude vrcholové vedenie alebo špecialisti, ktorých pracovný čas sa nedá merať alebo vopred stanoviť. Len ak zamestnanec spĺňa podmienky na to, aby bol samostatne si organizujúcim zamestnancom, môže byť oslobodený od požiadavky evidencie času. V takom prípade musí byť v pracovnej zmluve výslovne uvedené, že zamestnanec je samostatne si organizujúci. Pre väčšinu podnikov to bude zahŕňať len veľmi málo (ak vôbec nejakých) zamestnancov – pre väčšinu zamestnancov neexistuje žiadna výjimka a pracovný čas sa musí evidovať ako východisko. Prečítajte si viac o evidencii času pre zamestnancov a iné skupiny zamestnancov.
Čo požiadavka zahŕňa v praxi? Ako zamestnávateľ máte zodpovednosť za zavedenie systému, ktorý eviduje celkový denný pracovný čas každého zamestnanca objektívnym, spoľahlivým a dostupným spôsobom. Rozdeľme si to na konkrétne body:
Vyberte si systém evidencie času: Zákonník práce nekonkretizuje spôsob evidencie. Môžete použiť papierovú evidenciu, Excel tabuľky alebo profesionálny dochádzkový systém – dôležité je, aby evidencia bola presná a kontrolovateľná. Objektívne znamená, že evidencia musí byť neutrálna a správna; spoľahlivé znamená, že údaje sa nedajú ľahko zmeniť alebo stratiť; dostupné znamená, že aj zamestnávateľ aj zamestnanec musia mať ľahký prístup k evidencii. Inými slovami: vyberte si systém, ktorý vám vyhovuje, ale zabezpečte, aby presne evidoval hodiny a aby ste to mohli zdokumentovať, ak sa to bude vyžadovať.
Evidujte začiatok a koniec práce: Podľa § 99 Zákonníka práce musíte evidovať začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu. To zahŕňa aj prácu nadčas, nočnú prácu a pracovnú pohotovosť. Musíte len zabezpečiť, aby sa zaznamenal celkový počet pracovných hodín za deň. Ak majú vaši zamestnanci pevnú pracovnú dobu alebo rozvrh zmien, môžete s výhodou registrovať odchýlky namiesto zadávania toho istého každý deň. Napríklad: ak zamestnanec normálne pracuje 7,5 hodiny, ale jeden deň pracuje 8,5 hodiny, môžete sa uspokojiť so zaregistrovaním tej extra hodiny v daný deň. Táto flexibilná metóda je povolená a môže minimalizovať administratívne problémy, pokiaľ je zaregistrovaný konečný výsledok – správny denný súčet hodín.
Zapojte zamestnancov: V zásade je praktické, aby zamestnanci sami hlásili svoje hodiny vo vybranom systéme (napr. prostredníctvom aplikácie alebo vyplnením časového výkazu). Mali by ste informovať všetkých zamestnancov o tom, ako a kedy majú registrovať svoju pracovnú dobu. Môže byť dobré vytvoriť krátky návod alebo politiku pre registráciu pracovnej doby v spoločnosti, ktorá opisuje: čo sa má registrovať (napr. bežná pracovná doba, práca nadčas, prestávky), kedy sa to má registrovať (najlepšie priebežne alebo denne), a aké sú následky, ak na to zabudnete. Takáto politika registrácie pracovnej doby nie je priamo vyžadovaná zákonom, ale pomáha zabezpečiť spoločné porozumenie a konzistentnosť. (Tip: Pozrite si našu internú príručku Ako jednoducho začať pre postupné rady na implementáciu registrácie času vo vašej spoločnosti.)
Sledovanie a kontrola: Keďže za správnu registráciu pracovného času je v konečnom dôsledku zodpovedný zamestnávateľ, musíte interne sledovať, či sa systém skutočne používa. Zabezpečte, aby ste upozornili zamestnancov, ktorí nenahlasujú svoje hodiny, a pravidelne kontrolujte, či registrované údaje vyzerajú správne a približne zodpovedajú dohodám o pracovnom čase. Ak niečo vyzerá nesprávne (napr. zamestnanec, ktorý dôsledne zabúda registrovať alebo má registrovaných nepravdepodobne málo hodín), mali by ste o tom viesť dialóg. Prípadne majte proces na schvaľovanie registrovaných hodín, aby sa zamestnanec aj vedúci zhodli na registrácii času.
Uchovávanie údajov: Zákonník práce priamo nestanovuje dobu uchovávania evidencie pracovného času, ale z dôvodu možných kontrol a sporov sa odporúča uchovávať záznamy minimálne 3 roky (lehota na uloženie pokuty). Súvisí to s tým, že musíte byť schopní preukázať dodržiavanie 48-hodinového pravidla počas dlhšieho obdobia. Zabezpečte preto, aby váš systém registrácie času dokázal bezpečne ukladať údaje najmenej päť rokov a aby ste mali pod kontrolou bezpečnosť a súkromie (GDPR) týchto údajov. Zamestnanci musia mať tiež prístup k svojim vlastným registrovaným údajom počas celej doby zamestnania – to poskytuje transparentnosť a umožňuje im sledovať svoje hodiny a napríklad zistiť, či niečo nie je správne registrované.
Správne riešenie výnimiek: Ak posúdite, že jeden alebo viacerí zamestnanci vo firme spĺňajú kritériá pre samoorganizujúcich sa pracovníkov (pozri sekciu Koho sa zákon týka? vyššie), musíte zabezpečiť, aby to bylo zdokumentované v pracovnej zmluve. To bude typicky vyžadovať dodatok k zmluve, ktorý presne uvádza, že dotyčný je vyňatý z registrácie pracovného času a z pravidiel napríklad o čase odpočinku. Je dôležité používať túto výnimku len tam, kde je oprávnená – je to veľmi úzka výnimka a musí sa dať vysvetliť a obhájiť, ak sa rozhodnete kategorizovať osobu ako samoorganizujúceho sa pracovníka.
(Máte ďalšie otázky? Pozrite si naše FAQ o evidencii pracovného času, kde odpovedáme na typické otázky o nových pravidlách.)
Možno sa pýtate: Čo sa stane, ak nezavedieme registráciu času alebo zabudneme používať systém? Odpoveď je, že to môže mať vážne dôsledky pre vašu spoločnosť. Hoci v samotnom zákone nie je stanovená pevná pokuta za "nedostatočnú registráciu času", stále riskujete sankcie, pretože nedostatočná registrácia často súvisí s porušením pravidiel pracovného času. Tu sú niektoré potenciálne dôsledky:
Pokuty od Národného inšpektorátu práce: Za nedodržanie povinnosti evidencie pracovného času môže inšpektorát práce uložiť pokutu až do výšky 200 000 eur. Pokuta môže byť uložená až do 3 rokov od porušenia povinnosti. Môže vydať príkaz (t.j. nariadiť vám okamžite to napraviť) alebo v najhoršom prípade pokutu za porušenie. Inšpektorát práce môže tiež požadovať, aby ste do budúcna zaviedli opatrenia, ktoré zabránia porušeniu napríklad 48-hodinového pravidla.
Zodpovednosť voči zamestnancom: Presiahnutie odpracovaného času nad evidovaný pracovný čas o viac ako 10% je považované za závažné porušenie pracovnoprávnych predpisov. Zamestnanci môžu požadovať náhradu za nesprávne vyplatenú mzdu alebo príplatky a vy ako zamestnávateľ ste neurobili nič na to, aby ste to zabránili, zamestnanec môže mať nárok na odškodnenie za porušenie pravidiel. Nedostatočná registrácia vám sťažuje dokázať, že ste dodržali pravidlá – a tým pádom je pre zamestnanca ľahšie dosiahnuť, že sa porušenie stalo. Inými slovami, bez riadnej registrácie času máte slabšiu obranu, ak sa niekto sťažuje na nadčasy alebo nedostatočný odpočinok.
Ďalšie právne dôsledky: Odborové zväzy sa môžu zapojiť v mene zamestnancov, ak sa pravidlá nedodržiavajú. V závažných alebo opakovaných prípadoch to môže poškodiť povesť spoločnosti a pracovné vzťahy interne. Okrem toho je dodržiavanie pravidiel pracovného času súčasťou legislatívy o pracovnom prostredí – systematické porušovanie môže v krajnom prípade viesť k väčším príkazom na zmenu pracovných postupov alebo skrátenie pracovného času pre vašich zamestnancov. Stručne povedané: môže to byť drahé a komplikované nedodržiavať požiadavku.
Záver: Berte požiadavku na registráciu času vážne. Nejde len o dodržiavanie zákona, ale aj o starostlivosť o vašich zamestnancov a vašu spoločnosť. Našťastie to nemusí byť ťažké ani časovo náročné – existujú dobré riešenia, ktoré to môžu urobiť jednoducho.
Zavedenie povinnej registrácie času môže znieť nezvládnuteľne, najmä pre malú alebo strednú spoločnosť. Ale nestojíte sami a vôbec to nemusí byť komplikované. V skutočnosti existujú používateľsky prívetivé digitálne nástroje, ktoré môžu zvládnuť väčšinu práce za vás. EasyHours.sk je príkladom riešenia, ktoré bolo vyvinuté práve s cieľom pomôcť slovenským spoločnostiam s jednoduchou registráciou času a zabezpečiť súlad s EÚ. S EasyHours môžete rýchlo začať registrovať pracovný čas pre všetkých zamestnancov – systém je jednoduchý na používanie pre vedenie aj zamestnancov a prirodzene spĺňa všetky zákonné požiadavky na objektívnosť, spoľahlivosť a dostupnosť.
Urobte si jednoduché dodržiavanie nového zákona – navštívte EasyHours.sk už dnes. Na EasyHours.sk si môžete prečítať viac a začať s riešením, ktoré vám ušetrí zbytočné starosti a zabezpečí, že povinná registrácia pracovného času sa stane integrovanou, jednoduchou súčasťou každodenného života. Výberom inteligentného riešenia ako EasyHours ukážete svojim zamestnancom aj úradom, že beriete pravidlá pracovného času vážne a staráte sa o blaho zamestnancov. Tak konajte teraz: Získajte kontrolu nad vašou registráciou času – a nechajte EasyHours, aby vám pomohol dobre začať!