Loading...
Od EasyHours | 10. apríl 2025
Komplexný sprievodca výberom dochádzkového systému a elektronickej dochádzky
Tagy: dochádzkový systém, elektronická dochádzka, softvér na dochádzku, aplikácia dochádzka, systém evidencie dochádzky, výkaz práce, dochádzka excel, dochádzka zamestnancov
Potrebujete dochádzkový systém? Výber správneho softvéru na dochádzku je kľúčový pre efektívnu evidenciu dochádzky. Či už chcete nahradiť dochádzka Excel alebo zavádzate elektronickú dochádzku prvýkrát, správna aplikácia dochádzka automatizuje výkazy práce a zjednodušuje dochádzku zamestnancov.
V tomto článku vás prevedieme procesom výberu optimálneho systému na evidenciu pracovného času. Pozrieme si najdôležitejšie kritériá, ktoré by ste mali zvážiť, typické úskalia, ktorým sa treba vyhnúť, a ako nájsť rovnováhu medzi jednoduchosťou a funkčnosťou. Bez ohľadu na to, či ste malá spoločnosť, ktorá sa chystá začať s evidenciou pracovného času po prvýkrát, alebo väčšia organizácia, ktorá chce upgradovať svoj súčasný systém, získate tu konkrétne rady na správne rozhodnutie.
Výber správneho systému na evidenciu pracovného času od začiatku je rozhodujúci z niekoľkých dôvodov. Po prvé, evidencia pracovného času už nie je voľbou, ale zákonnou povinnosťou: Od 1. júla 2024 musia všetci zamestnávatelia registrovať pracovný čas svojich zamestnancov. Správny systém pomáha vašej spoločnosti dodržiavať zákon bez zbytočných komplikácií, pretože zabezpečuje spoľahlivú registráciu a uchovávanie údajov.
Po druhé ide o dlhodobú efektívnosť. Ak investujete do dobrého systému teraz, vyhnete sa nutnosti meniť ho neskôr – proces, ktorý môže byť časovo náročný a drahý. Dobre fungujúci systém vám rýchlo poskytne prehľad o hodinách, uľahčí spracovanie miezd a uvoľní čas na dôležitejšie úlohy.
Nakoniec je používateľská prívetivosť obrovským faktorom: Ak si vyberiete systém, ktorý vaši zamestnanci môžu ľahko používať (najlepšie jednoduchú aplikáciu dochádzka alebo web), zvýšite šancu, že všetci budú registrovať svoj čas správne. To vytvára lepšie údaje a menej frustrácie. Stručne povedané, správna voľba od začiatku vám dá pokoj, pretože budete v súlade s predpismi a získate riešenie, ktoré funguje v každodennom živote.
Tip: Ak ste úplne noví v oblasti digitálnej registrácie času, môžete si prečítať náš návod o 5 krokoch na začatie s dochádzkovým systémom, aby ste získali plán implementácie. Tu získate pomoc pri dobrom štarte s vaším novým systémom.
Keď si vaša spoločnosť má vybrať nový systém registrácie času, existuje množstvo dôležitých kritérií, ktoré treba zvážiť. Tu prechádzame sedem centrálnych bodov, ktoré vám môžu pomôcť urobiť správnu voľbu:
Používateľská prívetivosť: Systém musí byť ľahko použiteľný pre všetkých zamestnancov – bez ohľadu na technickú úroveň. Intuitívne riešenie s jednoduchým dizajnom zabezpečí, že registrácia pracovného času sa stane ľahkou súčasťou každodenného života a nie stratou času. Premyslite si, či je systém dostupný v slovenčine, či sú menu prehľadné a či sa ľahko učí. Čím je používateľsky prívetivejší, tým väčšia je pravdepodobnosť, že ho všetci skutočne budú používať správne každý deň.
Cena: Zvážte ako obstarávacie náklady, tak aj priebežné náklady. Pre MSP môže byť rozpočet obmedzený, takže je dôležité nájsť riešenie, ktoré spĺňa vaše potreby bez toho, aby ste presiahli rozpočet. Pamätajte, že najlacnejšie riešenie nie je vždy najlepšie – ak lacný systém nemá dôležité funkcie alebo je ťažko použiteľný, môže nakoniec stáť viac v zmysle strateného času a frustrácie. Porovnajte ceny rôznych riešení a všímajte si, či je cena za používateľa, za mesiac, alebo prípadne jednorazová licencia.
Mobilný prístup: Dnes sa veľa práce vykonáva na cestách alebo mimo kancelárie. Uistite sa, že si vyberiete systém s aplikáciou dochádzka alebo mobilne priateľskou webovou stránkou, aby zamestnanci mohli registrovať čas zo svojho smartfónu alebo tabletu. Mobilný prístup uľahčuje zamestnancom "príchod a odchod" bez ohľadu na to, či sú v kancelárii, doma alebo na návšteve u klienta. Zvyšuje to šancu, že čas bude registrovaný v reálnom čase a správne, namiesto toho, aby si to museli pamätať neskôr.
Ukladanie a bezpečnosť údajov: Systém evidencie času musí bezpečne uchovávať vaše údaje. Podľa zákonných požiadaviek sa informácie o pracovnom čase musia uchovávať až niekoľko rokov, takže systém by mal zvládnuť dlhodobé ukladanie údajov. Zistite si, kde sa údaje ukladajú – je to v cloude na bezpečnom serveri? – a či dodávateľ spĺňa GDPR a ďalšie bezpečnostné štandardy. Budete chcieť spoľahlivý systém, ktorý nestratí údaje a chráni osobné informácie zamestnancov.
Reportovanie: Dobré možnosti reportovania sú nevyhnutnosťou. Musíte byť schopní jednoducho vytvoriť správy o pracovnom čase za dané obdobie, a to ako na kontrolu súladu (napr. dodržiavanie 48-hodinového pravidla), tak aj na použitie údajov pre mzdy, fakturáciu alebo analýzy produktivity. Vyberte si systém, kde môžete niekoľkými kliknutiami generovať prehľadné správy o hodinách zamestnancov, nadčasoch, dovolenke atď. Bonusom je, ak si môžete správy prispôsobiť alebo exportovať údaje do Excelu/PDF podľa potreby.
Podpora a pomoc: Technológia by mala fungovať, ale je dôležité mať po ruke pomoc, ak sa vyskytnú otázky alebo problémy. Skontrolujte, akú podporu ponúkajú: Je k dispozícii slovenská podpora? Telefonická podpora, chat alebo e-mail? Ako rýchlo odpovedajú? Najmä na začiatku môžete potrebovať trochu extra pomoci s nastavením alebo používaním systému. Dodávateľ s dobrou zákazníckou službou môže rozhodnúť o tom, či sa implementácia stane pozitívnou skúsenosťou. Prípadne si prečítajte recenzie od iných zákazníkov o skúsenostiach s podporou.
Integrácia s inými systémami: Registrácia času zriedka funguje izolovane. Môže vám ušetriť veľa manuálnej práce, ak sa systém dokáže integrovať s vašimi ostatnými systémami – napríklad mzdovým systémom, ekonomickým systémom alebo nástrojmi na riadenie projektov. S dobrou integráciou sa môžu registrované hodiny automaticky preniesť do výplaty miezd alebo fakturácie, takže sa vyhnete dvojitému zadávaniu. Zvážte programy, ktoré už vo firme používate, a preskúmajte, či sa systém registrácie času dokáže s nimi spojiť. To poskytuje plynulejší pracovný tok a menej chýb.
Keď si firmy vyberajú systém registrácie času po prvýkrát, vidíme, že sa opakujú niektoré typické chyby. Tu sú niektoré úskalia a rady, ako sa im vyhnúť:
Príliš jednostranné zameranie na cenu: Samozrejme, ekonomika musí sedieť, ale pozor na to, aby ste išli len za najlacnejším riešením. Typickou chybou je vybrať si bezplatný alebo veľmi lacný systém, ktorý sa ukáže ako ťažkopádny na používanie alebo mu chýbajú dôležité funkcie. Riešením je brať do úvahy celkový obraz – buďte ochotní zaplatiť za kvalitu, ak to z dlhodobého hľadiska ušetrí čas a problémy.
Výber príliš komplexného systému: Niektoré spoločnosti skončia s príliš pokročilým systémom, pretože si myslia "čím viac funkcií, tým lepšie". Ale ak je systém príliš rozsiahly, môže pôsobiť zastrašujúco alebo neprehľadne pre používateľov. Výsledkom je, že zamestnanci možno nebudú používať všetky tie fancy funkcie – alebo ešte horšie, budú sa systému úplne vyhýbať. Vyhnite sa tejto chybe tým, že prispôsobíte zložitosť systému vašim skutočným potrebám. Často je jednoduchšie riešenie to najlepšie pre menšie spoločnosti (viac o tom nižšie).
Nezapojenie zamestnancov: Je to veľká chyba robiť rozhodnutie v uzavretej kancelárii bez vstupu od tých, ktorí budú systém používať denne. Ak zamestnanci cítia, že nový systém im je "vnútený zhora", môže vzniknúť odpor. Tomu sa vyhnete tým, že zapojíte zamestnancov skoro do procesu – napríklad získaním spätnej väzby o používateľskej prívetivosti počas bezplatného skúšobného obdobia. Takto získate ich súhlas a oni budú cítiť vlastníctvo riešenia.
Žiadne skúšobné obdobie alebo test: Kupovať mačku vo vreci je riskantné. Typická chyba je zaviesť systém bez toho, aby ste ho najprv poriadne otestovali. Našťastie väčšina poskytovateľov ponúka bezplatnú skúšku alebo demo. Využite ju! Nechajte niekoľkých zamestnancov vyskúšať systém v praxi týždeň alebo dva. Tak objavíte prípadné výzvy predtým, ako sa príliš zaviažete. Testovacia perióda tiež dáva možnosť upraviť nastavenia, vytvoriť inštrukcie a zabezpečiť, že ste si vybrali správne pred konečnou investíciou.
Zabudnutie na budúcnosť: Možno máte teraz len málo zamestnancov, ale čo o pár rokov? Chybou je vybrať si riešenie, ktoré sa nedá škálovať alebo prispôsobiť vývoju spoločnosti. Zvážte preto aj budúce potreby: Dokáže systém zvládnuť, ak zdvojnásobíte počet zamestnancov? Dajú sa dokúpiť nové funkcie, ak potreby porastú? Myslením dopredu zabezpečíte, že systém dokáže držať krok s vašou spoločnosťou a vyhnete sa tomu, že budete musieť čoskoro znovu meniť.
Ak budete pozorní na tieto body, môžete sa vyhnúť najhorším pasciam. Ide o to byť realistický, venovať si čas na preskúmanie trhu a zapojiť tých, ktorí budú riešenie používať. Tak budete mať silnejšiu pozíciu pri výbere evidencie pracovného času od začiatku.
Trh ponúka všetko od úplne jednoduchých aplikácií až po veľmi pokročilé systémy evidencie pracovného času. Ale ktorý typ sa najlepšie hodí pre menšiu alebo strednú firmu?
Najčastejšie malé firmy získajú najväčšiu hodnotu z jednoduchých systémov. Jednoduché riešenie sa zameriava na to podstatné – ľahkú evidenciu pracovného času – bez množstva dodatočných (a potenciálne mätúcich) funkcií. To typicky znamená nižšie náklady, rýchlejšiu implementáciu a používateľsky prívetivejší zážitok. Zamestnanci sa môžu rýchlo naučiť systém a vy môžete rýchlo začať správne evidovať čas.
Komplexnejšie riešenia sa často zameriavajú na veľké firmy so zložitými potrebami: Môžu zahŕňať všetko od riadenia projektov, plánovania zmien, HR modulov, integrácie s mnohými rôznymi systémami atď. Môže byť lákavé vybrať si "Rolls Royce" riešenie, ale pre malú firmu to môže pôsobiť ako strieľanie na vrabce z kanóna. Riskujete, že budete platiť za funkcie, ktoré nikdy nevyužijete, a systém môže byť ťažší na údržbu.
Preto: Buďte úprimní ohľadom svojich potrieb. Ak primárne potrebujete mať prehľad o príchodoch/odchodoch a zabezpečiť, aby nikto nepracoval príliš veľa, tak jednoduché riešenie evidencie času je pravdepodobne dostačujúce. Vždy môžete neskôr upgradovať, ak vznikne potreba. Začnite jednoducho – najdôležitejšie je, aby ste začali s evidenciou pracovného času, splnili zákonné požiadavky a získali výhody, ktoré elektronická dochádzka poskytuje v každodennom živote.
(Prečítajte si náš článok o výhodách elektronickej dochádzky, aby ste videli, čo konkrétne získate, keď sa vzdáte papiera a Excelu.)
Výber správneho systému evidencie pracovného času si vyžaduje trochu prípravnej práce, ale rýchlo sa to vyplatí vo forme jednoduchšej administratívy, spokojnejších zamestnancov a bezpečného súladu so zákonom o pracovnom prostredí. Myslite dlhodobo a nájdite riešenie, ktoré vyhovuje vašej spoločnosti dnes aj zajtra. Keď ste zvážili kritériá ako používateľská prívetivosť, cena, mobilný prístup, ukladanie údajov, reportovanie, podpora a integrácia – ako aj sa vyhli typickým pasciam – ste dobre pripravení na správne rozhodnutie.
A čo teraz? Ak hľadáte jednoduchý a efektívny systém evidencie pracovného času, EasyHours je zrejmou voľbou. EasyHours spĺňa všetky spomenuté kritériá používateľsky prívetivým způsobom a je vyvinutý s ohľadom na potreby malých a stredných podnikov. Začnite svoju bezplatnú skúšobnú dobu na EasyHours.sk už dnes a zažite, aké jednoduché môže byť udržiavať prehľad o pracovnom čase – tak budete rýchlo v chode a plne v súlade bez problémov. Sme pripravení pomôcť vám dobre začať!