Loading...
Od EasyHours | 5. apríl 2025
Riziká pre firmy bez dochádzkového systému a elektronickej dochádzky
Tagy: dochádzkový systém, elektronická dochádzka, povinnosť evidencie dochádzky, kontrola inšpektorát práce, softvér na dochádzku, výkaz práce, dochádzka zamestnancov, systém evidencie dochádzky
Nemáte dochádzkový systém? Od 1. júla 2024 je evidencia dochádzky povinná. Firmy bez elektronickej dochádzky riskujú pokuty a kontroly. Dochádzka Excel nestačí - potrebujete profesionálny softvér na dochádzku. Aplikácia dochádzka EasyHours automatizuje výkazy práce a zabezpečuje presnú evidenciu pracovného času zamestnancov. Všetko vysvetľujeme pokojným a poučným jazykom bez zastrašovacích kampaní, uvádzame príklady možných scenárov a ukážeme vám bezpečné riešenie, ktoré odstráni riziko a ušetrí čas.
Úrady (napr. Inšpektorát práce) dohliadajú na dodržiavanie pravidiel. Chýbajúca evidencia pracovného času sama osebe nemá v zákone žiadnu špeciálnu pokutu, ale stavia spoločnosť do zraniteľnej pozície: Bez evidencie nemáte žiadnu dokumentáciu o tom, že dodržiavate pravidlá. V praxi to môže viesť k neúmyselnému porušeniu pravidiel pracovného času – alebo k tomu, že nemôžete dokázať svoju nevinu, ak sa to tvrdí. Nižšie prechádzame rôzne dôsledky ignorovania alebo odkladania požiadavky na evidenciu pracovného času.
Ak nedodržiavate zákonné požiadavky na evidenciu pracovného času, môže to mať právne dôsledky. Už teraz sa Inšpektorát práce zameriava na novú požiadavku a zamestnávateľ, ktorý nedokáže preukázať pracovný čas zamestnancov, riskuje sankcie. Najprv môžu úrady vydať upozornenia alebo príkazy – napríklad príkaz zaviesť systém do určitého termínu. Ak sa to ignoruje alebo sa objavia priame porušenia pravidiel pracovného času (ako pravidlá odpočinku alebo 48-hodinový limit), môže Inšpektorát práce uložiť pokuty. V najhoršom prípade môžu dokonca požadovať, aby spoločnosť dočasne zastavila prevádzku, kým sa problémy nevyriešia.
Podľa zákonov o pracovnom prostredí môže porušenie pravidiel odpočinku a pracovného času byť potrestané pokutou a v extrémnych prípadoch väzením (až 2 roky) za závažnejšie, úmyselné porušenia. Treba zdôrazniť, že väzenské tresty sú mimoriadne zriedkavé a relevantné len pri veľmi vážnych prípadoch – ale ilustruje to, že zákonodarca berie túto oblasť vážne. Pokuty sú reálnejším rizikom: môžu sa líšiť v závislosti od rozsahu porušenia a veľkosti spoločnosti. V prípadoch porušenia pravidiel odpočinku pracuje Inšpektorát práce so štandardnými pokutami, kde základná suma je typicky okolo 20 000–45 000 korún za porušenie. Ak bolo ovplyvnených viac zamestnancov alebo existujú priťažujúce okolnosti, môže úroveň pokút ešte viac eskalovať – potenciálne dosiahnuť veľmi vysoké sumy. V obzvlášť vážnych prípadoch s mnohými opakovanými porušeniami by celkové pokuty mohli teoreticky dosiahnuť milióny korún, hoci väčšina malých a stredných podnikov sa dúfajme nikdy nedostane ani blízko k tejto úrovni.
Ďalším právnym dôsledkom je náhradová zodpovednosť voči zamestnancom. Predpisy o pracovnom prostredí a pracovnom čase dávajú zamestnancom právo na odškodnenie, ak sú tieto predpisy porušené. Ak zamestnanec dokáže (alebo len tvrdí), že pracoval nad zákonný limit, a vy to nemôžete vyvrátiť kvôli chýbajúcej registrácii, súd môže zamestnancovi prideliť odškodnenie. Takéto odškodnenia sa typicky pohybujú v rozmedzí 25 000–50 000 eur na zamestnanca, v závislosti od závažnosti porušenia. Príklad: V konkrétnom prípade týkajúcom sa 48-hodinového pravidla musel zamestnávateľ zaplatiť 25 000 eur zamestnancovi, ktorý pracoval príliš veľa hodín počas 4-mesačného obdobia. Ako zamestnávateľ máte povinnosť zabezpečiť, aby žiadny zamestnanec neprekročil tieto limity, takže ak sa to stane, zodpovedá za to zamestnávateľ. Bez spoľahlivého systému registrácie času môže byť nemožné zdokumentovať dodržiavanie predpisov – a potom stojíte právne veľmi slabo.
Keď sa zákon nedodržiava, zasiahne to aj výsledky hospodárenia. Ekonomické dôsledky chýbajúcej registrácie času úzko súvisia s právnymi: Pokuty od úradov a odškodnenia/náhrady zamestnancom musí platiť spoločnosť a môžu sa stať nákladnou záležitosťou. Aj menšie pokuty (napr. 20-50 000 eur) môžu pocítiť malé spoločnosti, a ak je dotknutých viacero zamestnancov, sumy môžu vymknúť spod kontroly. Okrem samotnej pokuty prichádzajú potenciálne súdne náklady – čas a peniaze vynaložené na riešenie príkazov, súdnych sporov alebo rokovaní s odbormi. Zdroje, ktoré by sa mohli lepšie využiť v podnikaní, sa namiesto toho viažu na hasenie požiarov.
Chýbajúca registrácia pracovného času môže nepriamo viesť aj k ekonomickým stratám. Ak nemáte kontrolu nad hodinami, riskujete chyby vo výplate miezd – napr. že sa vyplatí príliš málo za nadčasy (čo môže neskôr viesť k požiadavkám na doplatenie), alebo že platíte príliš veľa, pretože nikto nemá prehľad. Oboje je dlhodobo drahé. Okrem toho môže absencia dobrého systému sťažiť optimalizáciu pracovných postupov a efektívne využívanie času zamestnancov. Bez údajov o pracovnom čase stráca vedenie dôležitý základ pre optimálne plánovanie zdrojov, čo môže zasiahnuť produktivitu.
Nakoniec by sme nemali podceňovať mäkké ekonomické dôsledky, ako je strata reputácie. Ak spoločnosť opakovane porušuje pravidlá pracovného času alebo sa stane známou tým, že sa nestará o pracovné prostredie svojich zamestnancov, môže to poškodiť značku a sťažiť prilákanie zákazníkov aj talentov. V odvetviach s vysokým pokrytím odborových zväzov môže nedostatočná registrácia viesť aj k viacerým sporom s odborovými zväzmi, ktoré často končia drahými dohodami alebo súdnymi spormi. Celkovo sa môže "úsporné opatrenie" odkladania registrácie času ukázať ako skutočne drahé, keď sa zarátajú všetky následné náklady.
Okrem dlhej ruky zákona a ekonomiky existuje rad praktických dôsledkov neimplementovania registrácie času. V prvom rade stojíte bez dokumentácie pracovného času zamestnancov. Môže to znieť abstraktne, ale pomyslite na situácie, kde je dokumentácia rozhodujúca: napríklad ak sa zamestnanec zraní v práci. V prípade pracovného úrazu môže byť dôležité vedieť preukázať, kedy a ako dlho dotyčný pracoval, a to tak kvôli poisteniam, ako aj na určenie, či boli dodržané pravidlá pracovného prostredia (ako doba odpočinku) pred nehodou. Ak nemáte žiadne záznamy, ste v zlej pozícii na dokázanie, že ste nezatlačili zamestnanca za rozumné hranice. Nedostatočná dokumentácia tak môže zhoršiť výsledok prípadu pre spoločnosť alebo spomaliť vybavovanie prípadu.
Ďalším praktickým problémom je, že bez systému riskujete vnútorné nezrovnalosti a neistotu. Zamestnanci môžu byť na pochybách o tom, ako majú registrovať svoj čas – alebo či vôbec dostávajú správnu mzdu za nadčasy. To môže vytvoriť frustráciu a nedôveru, ak nie sú jasné línie. Malé nedorozumenia ohľadom pracovného času môžu narásť bez spoločného referenčného bodu. Napríklad zamestnanec si môže myslieť, že pracoval viac ako bolo dohodnuté, zatiaľ čo vedenie si to možno neuvedomuje – bez registrácie sa taká situácia ľahko skončí konfliktom alebo nespokojnosťou, ktorej sa dalo predísť.
Okrem toho môže nedostatok evidencie pracovného času spôsobiť prevádzkové problémy v každodennom živote. Plánovanie personálu, dovoleniek, nadčasov a podobne sa stáva ťažším bez jednotného systému. Strácate čas na manuálne úlohy, pretože nemáte automatický spôsob zberu údajov. Môže byť lákavé pokračovať "ako sme zvyknutí" a myslieť si, že to nejako pôjde – ale často sa skončí tým, že strávite viac času manipuláciou s výkazmi hodín, Excel tabuľkami alebo dodatočnou racionalizáciou, ako by trvalo spustiť inteligentný systém. Inými slovami: Bez systému evidencie pracovného času riskujete chaos aj stratu času v administratíve, čo je praktická prekážka pre efektívny pracovný deň.
Pozrime si niektoré konkrétne scenáre, ktoré ilustrujú dôsledky nedodržiavania pravidiel pracovného času a požiadavky na evidenciu:
Pokuta a príkaz od úradov: Predstavte si, že príde na návštevu inšpekcia práce. Nemáte systém a zistí sa, že viacerí zamestnanci pracujú bez evidencie svojho času. Úrad môže napríklad vydať príkaz na okamžité zavedenie evidencie pracovného času a zároveň udeliť pokutu za porušenie pravidiel pracovného času. Výška pokuty závisí od okolností, ale aj menšie prvé porušenie môže stáť napríklad 20-30 000 eur v pokute. Ak sa rýchlo napravíte, možno sa dostanete len s príkazom a poradením – ale stále je to stresujúci a rušivý zážitok, ktorému sa dalo ľahko vyhnúť.
Nárok na náhradu od zamestnanca (48-hodinové pravidlo): Zamestnanec mal veľa práce a po niekoľkých mesiacoch tvrdí, že často pracoval viac ako 48 hodín týždenne v priemere. Keďže u vás nie je systematická evidencia, nemôžete predložiť presné výkazy hodín. Zamestnanec sa obrátil na svoj odborový zväz, ktorý pomáha vzniesť nárok na odškodnenie za porušenie 48-hodinového pravidla. V takom spore súd typicky vezme slovo zamestnanca za berné, ak spoločnosti chýba dokumentácia. Môže sa to skončiť tým, že budete musieť zamestnancovi zaplatiť 25 000 eur ako odškodnenie za obdobie, ktoré nemôžete zdokumentovať. Zároveň dostanete pokyn na vytvorenie systému, aby sa to neopakovalo. V každom prípade je 25 000 eur značná suma – a tieto peniaze by pravdepodobne mohli financovať systém evidencie pracovného času mnohokrát.
Zlý prípad pri pracovnom úraze: Počas nešťastného dňa sa vo vašej dielni stane pracovný úraz, kde sa zamestnanec vážne zraní neskoro popoludní. Inšpektorát práce a poisťovňa vyšetrujú prípad. Žiadajú dokumentáciu o pracovnom čase zraneného pred úrazom, okrem iného na overenie, či bolo dodržané 11-hodinové pravidlo odpočinku v predchádzajúcich 24 hodinách. Keďže nevedieme evidenciu pracovného času, nemôžeme predložiť dokumentáciu. Neskôr sa ukáže, že zamestnanec pracoval do neskorých večerných hodín predchádzajúci deň a prišiel skoro ráno znovu – možno v rozpore s pravidlami odpočinku. Nedostatok údajov sťažuje vyvrátenie a môže to viesť k prísnejšiemu posúdeniu vašej zodpovednosti. V najhoršom prípade môže poisťovňa znížiť náhradu škody alebo inšpektorát práce udeliť dodatočnú pokutu za porušenie pravidiel odpočinku, navyše k smutnej situácii, ktorá už aj tak je. Keby ste mali riadnu evidenciu, mohli ste buď porušeniu zabrániť – alebo zdokumentovať, že ste skutočne dodržali pravidlá.
Administratívny chaos a strata času: V rušnej menšej firme bez evidencie času sa snažíte udržať prehľad o pracovnom čase prostredníctvom dôvery a domácich riešení. Postupom času majú rôzni zamestnanci rôzne dohody: niektorí posielajú hodiny e-mailom, iní si ich zapisujú na papier. Keď senior zamestnankyňa ide na dovolenku, zistíte, že nikto nezaregistroval extra hodiny, ktoré odpracovala pred dovolenkou. Musíte stráviť celý deň rekonštrukciou jej rozvrhu prezeraním starých kalendárov a projektových poznámok. Zároveň je iný zamestnanec nespokojný, pretože si myslí, že nedostal správne zaplatené za nadčasy za minulý mesiac. Toto všetko vedie k stresu a extra práci pre vedenie. Je to príklad toho, ako nedostatok systému šetrí čas tu-a-teraz, ale stojí čas a bolesti hlavy neskôr. Digitálny systém by poskytol spoločný prehľad a eliminoval tieto neistoty.
Tieto scenáre ilustrujú, že dôsledky môžu zasiahnuť právne, ekonomicky aj prakticky. Našťastie existuje veľa spôsobov, ako sa vyhnúť takýmto situáciám. Kľúčom je začať s evidenciou pracovného času inteligentným spôsobom – a najlepšie skôr, ako sa situácia stane kritickou.
Pozitívne je, že riešenie vyššie uvedených výziev je jednoduché: Zavedenie spoľahlivej evidencie času a jasnej politiky okolo nej. Ak si nie ste istí, ako na to, pomoc je k dispozícii. Tu sú niektoré zdroje a tipy na dobrý začiatok:
Zorientujte sa v pravidlách: Začnite tým, že si prečítate najdôležitejšie informácie o zákonných požiadavkách. Zhromaždili sme typické otázky a odpovede v našich FAQ o evidencii pracovného času – tu nájdete informácie o tom, kto je zahrnutý, čo sa musí evidovať a ako uchovávať údaje atď. Pozrite si aj našu príručku k povinnej evidencii času pre kompletný prehľad. Čím lepšie rozumiete pravidlám, tým bezpečnejšie sa v nich môžete orientovať.
Príručka pre dobrý začiatok: Zavedenie evidencie času nemusí byť zložité. Prečítajte si našu príručku Ako začať s dochádzkovým systémom, ktorá krok za krokom vysvetľuje, ako implementovať systém na vašom pracovisku. Príručka pokrýva všetko od výberu riešenia, zapojenia zamestnancov, až po vytvorenie jednoduchej politiky evidencie času pre spoločnosť. S plánom v ruke sa vyhnete prekvapeniam.
Vyberte správny systém: Existuje veľa spôsobov evidencie času – od jednoduchých tabuliek po pokročilé digitálne systémy. Výber závisí od vašich potrieb. V blogovom príspevku Ako vybrať správny dochádzkový systém prechádzame výhody a nevýhody rôznych riešení. Zvážte faktory ako používateľskú prívetivosť, možnosť integrácie s mzdovým systémom, mobilnú aplikáciu pre zamestnancov atď. Dobrý systém by mal uľahčiť všetkým priebežnú evidenciu času, aby sa to nestalo záťažou v každodennom živote.
Zapojte zamestnancov: Nezabudnite informovať a vzdelávať svojich zamestnancov pri zavádzaní evidencie pracovného času. Objasnte im, že účelom nie je kontrola pre kontrolu, ale že ide o zákonný požiadavok a zabezpečenie ich práv (čo skutočne aj je). Radi veďte dialóg o tom, ako môže evidencia pracovného času všetkým poskytnúť lepší prehľad o pracovnom čase a zabezpečiť napríklad správne vyplácanie nadčasov. Keď zamestnanci pochopia zmysel a cítia sa vypočutí, implementácia prebieha hladšie.
Využitím vyššie uvedených zdrojov a rád môžete relatívne rýchlo zvládnuť evidenciu pracovného času. Mnohé spoločnosti už začali – a čím skôr sa pripojíte, tým viac predídete riziku nepríjemných následkov, ktoré sme opísali skôr.
Nakoniec stojí za zmienku, že s úlohou nemusíte zostať sami. EasyHours bol vytvorený práve na to, aby pomohol spoločnostiam ako je tá vaša bezpečne prejsť touto zmenou. EasyHours.sk ponúka používateľsky prívetivú aplikáciu dochádzka, ktorá automaticky spĺňa všetky zákonné požiadavky. S EasyHours môžu zamestnanci jednoducho registrovať svoj pracovný čas cez počítač alebo smartphone a vy ako zamestnávateľ získate kompletný prehľad. Systém dokonca posiela upozornenia, ak niekto má prekročiť pravidlá odpočinku alebo 48-hodinové pravidlá, takže môžete včas zakročiť a zostať na správnej strane zákona – bez stresu a bez nutnosti manuálneho sledovania.
Výberom riešenia ako EasyHours odstránite riziko pokút a právnych problémov. Ušetríte tiež čas v administratíve: žiadne ďalšie manuálne zadávanie do Excelu alebo zabudnuté lístky. Všetko sa registruje automaticky a bezpečne ukladá do cloudu na požadovaných 5 rokov, pripravené na dokumentáciu, ak by to niekedy bolo potrebné. Zároveň získate cenné údaje, ktoré môžete použiť na optimalizáciu prevádzky a zabezpečenie správneho využitia času zamestnancov. To prináša pokoj pre vedenie aj zamestnancov.
Výzva k akcii: Ste pripravení urobiť registráciu pracovného času jednoduchou a bezstarostnou? Nechajte EasyHours, aby vám pomohol na správnej ceste. Navštívte EasyHours.sk, kde sa dozviete viac a získate bezplatné skúšobné obdobie. Môžete nás tiež kontaktovať pre nezáväznú konzultáciu – sme pripravení poradiť a zabezpečiť, aby ste bezpečne dosiahli cieľ s novým zákonom o registrácii času. S EasyHours ako partnerom sa môžete pokojne sústrediť na to, v čom ste najlepší, s vedomím, že pracovný čas sa registruje správne a že dodržiavate zákon do bodky a čiarky. Urobte si to jednoduché – a začnite s EasyHours už dnes!