Zásady ochrany osobných údajov

Službu EasyHours prevádzkuje Martin Nielsen, Zollikerstrasse 23, 8008 Zürich, Switzerland („EasyHours“, „my“, „nás“ alebo „naše“).

V otázkach ochrany súkromia, žiadostí o podporu alebo žiadostí týkajúcich sa práv k údajom nás môžete kontaktovať na adrese .

Tieto Zásady ochrany osobných údajov vysvetľujú, ako zhromažďujeme, používame, sprístupňujeme a chránime osobné údaje v súvislosti so službou EasyHours.

1. Rozsah

EasyHours je služba na sledovanie pracovného času a správu pracovnej sily určená pre podniky. Je určená pre firmy a ich oprávnených používateľov, ako sú vlastníci, administrátori, manažéri, zamestnanci a používatelia kiosku.

Keď spoločnosť alebo zamestnávateľ používa EasyHours na správu údajov o pracovnej sile, záznamov o pracovnom čase, rozvrhov, schvaľovaní alebo dochádzkových funkcií založených na polohe, táto spoločnosť je zvyčajne stranou, ktorá rozhoduje, prečo a ako sa tieto údaje o pracovnej sile používajú. V takých prípadoch EasyHours spravidla spracúva tieto údaje v mene zákazníka.

EasyHours spracúva aj niektoré údaje na vlastné účely vrátane správy účtov, autentifikácie, zabezpečenia, fakturácie, podpory, prevencie podvodov a servisnej komunikácie.

2. Osobné údaje, ktoré zhromažďujeme

V závislosti od toho, ako sa Služba používa, môžeme zhromažďovať tieto kategórie osobných údajov:

a. Údaje o účte a profile

Môže ísť o meno, e-mailovú adresu, telefónne číslo, jazyk, krajinu, profilový obrázok a údaje o nastavení účtu.

b. Údaje na autentifikáciu a zabezpečenie

Môže ísť o jednorazové prístupové kódy, stav overenia, údaje o relácii, údaje o obnovovacej relácii, identifikátory inštalácie, IP adresu, user agenta, metadáta zariadenia, verziu aplikácie a záznamy súvisiace so zabezpečením alebo prevenciou zneužitia.

c. Údaje o spoločnosti a organizácii

Môže ísť o názov spoločnosti, logo spoločnosti, krajinu spoločnosti, nastavenia spoločnosti, priradenia rolí, údaje o vlastníkovi, vstupné kódy alebo vstupné kľúče a stav predplatného.

d. Údaje o pracovnej sile a údaje súvisiace so zamestnaním

Môže ísť o identifikátory zamestnancov, oddelenie, dátumy nástupu alebo ukončenia, informácie o role, nastavenia pracovného času, nastavenia súvisiace s nadčasmi a ďalšie údaje na správu pracovnej sily zadané zákazníkom.

e. Údaje o sledovaní času a dochádzke

Môže ísť o záznamy príchodov a odchodov, záznamy prestávok, manuálne záznamy, poznámky, stav výkazov práce, históriu schvaľovania, časové pečiatky, informácie o časovom pásme, odkazy na projekty alebo úlohy a súvisiacu auditnú históriu.

f. Údaje o polohe

Ak sú povolené funkcie založené na polohe, môžeme spracúvať súradnice príchodu a odchodu, adresy súvisiace s polohou, záznamy o firemných miestach, nastavenia geofence, súvisiaci kontext polohy a geokódovacie údaje používané na prevod súradníc alebo adries na použiteľné mapové alebo polohové záznamy.

g. Súbory a médiá

Môže ísť o avatary, firemné logá, prílohy k časovým záznamom, názvy súborov, veľkosti súborov, úložné kľúče a súvisiace metadáta objektového úložiska.

h. Fakturačné a transakčné údaje

Môže ísť o fakturačné kontaktné údaje, údaje o pláne a predplatnom, počty miest, metadáta súvisiace s platbami, fakturačné údaje a informácie súvisiace s daňami. Údaje o platobnej karte zvyčajne spracúva náš poskytovateľ platobných služieb, nie my.

i. Údaje o oznámeniach a zariadeniach

Môže ísť o push tokeny, predvoľby pripomienok, údaje v schránke oznámení, stav doručenia, údaje o e-mailových predvoľbách, udalosti administrátorských upozornení a identifikátory doručovania mobilných platforiem používané pre push oznámenia Apple alebo Android.

j. Údaje podpory a komunikácie

Môže ísť o správy, ktoré nám pošlete, žiadosti o podporu a ďalšiu komunikáciu týkajúcu sa Služby.

3. Zdroje osobných údajov

Osobné údaje môžeme získavať:

priamo od vás;
od zákazníckej organizácie, ktorá vytvorila alebo spravuje váš prístup do EasyHours;
od iných oprávnených používateľov v rámci toho istého zákazníckeho účtu;
z vášho prehliadača, zariadenia alebo operačného systému;
od poskytovateľov platobných, e-mailových, mapových, úložných, hostingových a notifikačných služieb; a
z kontrol zabezpečenia a prevencie podvodov vykonávaných v súvislosti so Službou.

4. Ako používame osobné údaje

Osobné údaje používame na to, aby sme:

poskytovali, prevádzkovali, udržiavali a zabezpečovali Službu;
vytvárali a spravovali účty a firemné pracovné priestory;
autentifikovali používateľov a spravovali relácie;
spracúvali sledovanie času, výkazy práce, schvaľovania, rozvrhy, záznamy súvisiace s dovolenkami alebo voľnom, reporty a analytiku;
podporovali pracovné postupy kiosku a zdieľaných zariadení;
umožnili funkcie polohy a geofence tam, kde sú nakonfigurované;
spracúvali predplatné, fakturáciu, dane a súvisiacu administratívu;
posielali servisné správy, pripomienky, transakčné e-maily a komunikáciu podpory;
zisťovali, predchádzali a vyšetrovali podvody, zneužitie, nesprávne používanie a bezpečnostné incidenty;
plnili zákonné povinnosti a presadzovali naše podmienky; a
zlepšovali spoľahlivosť, výkon a použiteľnosť Služby.

5. Právne základy

Ak právne predpisy o ochrane údajov vyžadujú právny základ, podľa kontextu sa spoliehame na jeden alebo viac z nasledujúcich základov:

plnenie zmluvy alebo kroky vykonané pred uzavretím zmluvy;
oprávnené záujmy, ako je prevádzkovanie bezpečnej a spoľahlivej služby, predchádzanie zneužitiu, podpora zákazníkov a zlepšovanie Služby;
plnenie zákonných povinností; a
súhlas, ak sa vyžaduje, napríklad pri určitých oprávneniach zariadenia alebo nepodstatných cookies či technológiách.

6. Roly prevádzkovateľa a sprostredkovateľa

EasyHours pri všetkých spracovateľských činnostiach nevystupuje v jedinej roli.

EasyHours ako prevádzkovateľ

EasyHours vystupuje ako prevádzkovateľ pri údajoch, ktoré používame na vlastné obchodné účely, vrátane:

vytvorenia a správy účtu;
prihlásenia, autentifikácie a zabezpečenia;
fakturácie, správy predplatného a administrácie platieb;
zákazníckej podpory a servisnej komunikácie;
prevencie podvodov, prevencie zneužitia a dodržiavania právnych predpisov; a
interného zlepšovania služby a prevádzkovej administratívy.

EasyHours ako sprostredkovateľ

EasyHours spravidla vystupuje ako sprostredkovateľ, keď zákazník používa Službu na ukladanie, správu alebo analýzu údajov o pracovnej sile v mene organizácie tohto zákazníka, vrátane:

záznamov o zamestnancoch;
časových záznamov a výkazov práce;
rozvrhov a schvaľovaní;
príloh nahraných zákazníkom alebo oprávnenými používateľmi; a
údajov o polohe alebo geofence spracúvaných v rámci dochádzkových postupov nakonfigurovaných zákazníkom.

Ak ste zamestnanec alebo pracovník, ktorého údaje spracúva prostredníctvom EasyHours váš zamestnávateľ alebo organizácia, hlavným kontaktným miestom pre otázky týkajúce sa týchto údajov o pracovnej sile je zvyčajne váš zamestnávateľ alebo organizácia.

7. Poloha a monitorovanie pracovnej sily

Funkcie polohy a geofence sú voliteľné produktové funkcie. Ak ich zákazník povolí a ak príslušný používateľ alebo zariadenie udelí potrebné oprávnenia, EasyHours môže spracúvať údaje o polohe v súvislosti s dochádzkovými postupmi.

Zákazníci zodpovedajú za zákonné používanie týchto funkcií vrátane poskytnutia akýchkoľvek požadovaných oznámení na pracovisku, nastavenia vhodných interných pravidiel a zabezpečenia toho, aby ich používanie monitorovacích, dochádzkových a polohových nástrojov bolo v súlade s použiteľnými právnymi predpismi v oblasti zamestnania, práce, pracoviska a ochrany súkromia.

8. Zdieľanie osobných údajov

Osobné údaje môžeme zdieľať s:

a. Príslušným zákazníkom a jeho oprávnenými používateľmi

Ak používate EasyHours prostredníctvom účtu spoločnosti alebo zamestnávateľa, vaše údaje môžu byť viditeľné pre tohto zákazníka a pre oprávnených používateľov, ktorých určí, v závislosti od jeho konfigurácie a oprávnení.

b. Poskytovateľmi služieb a ďalšími sprostredkovateľmi

Údaje môžeme zdieľať s poskytovateľmi, ktorí nám pomáhajú prevádzkovať Službu, napríklad s poskytovateľmi pre:

hosting, databázovú infraštruktúru, objektové úložisko, záložné úložisko, obnovu po havárii a súvisiacu technickú prevádzku;
doručovanie e-mailov;
platby, predplatné, vystavovanie faktúr a administráciu fakturácie;
analytiku a meranie používania produktu;
mapy a geokódovanie;
push oznámenia; a
bezpečnosť, protokolovanie a prevádzku podpory.

Medzi týchto poskytovateľov môžu tam, kde je to relevantné, patriť:

Hetzner, ktorého používame na hosting aplikácie, databázovú infraštruktúru, objektové úložisko, zálohovanie a súvisiacu prevádzku infraštruktúry. Naša primárna aplikačná infraštruktúra, databáza a objektové úložisko sú hostované v Nemecku.
Backblaze, ktorého používame na záložné úložisko a záložné kópie súvisiace s obnovou po havárii. Pre tieto zálohy aktuálne používame región EU Central spoločnosti Backblaze.
Resend, ktorého používame na doručovanie transakčných e-mailov a e-mailov podpory. To môže zahŕňať spracúvanie e-mailových adries, obsahu správ a súvisiacich metadát doručenia.
Stripe, ktorého používame na spracovanie platieb, predplatné, vystavovanie faktúr a administráciu fakturácie. Údaje o platobnej karte vo všeobecnosti spracúva priamo Stripe a neukladáme ich my.
PostHog, ktorý používame na analytiku a meranie používania produktu. Tam, kde ho nakonfigurujeme, to môže zahŕňať údaje webovej alebo produktovej analytiky. Aktuálne používame cloudový región EU spoločnosti PostHog.
Google Maps Platform, ktorú používame na funkcie súvisiace s mapami a geokódovaním. To môže zahŕňať spracúvanie adries, súradníc a súvisiacich údajov na vyhľadávanie polohy.
Apple Push Notification service (APNs), ktorú používame na doručovanie push oznámení na zariadenia Apple.
Firebase Cloud Messaging (FCM), ktorú používame na doručovanie push oznámení na zariadenia Android.
ďalších poskytovateľov, ktorých môžeme z času na čas využívať na bezpečnosť, protokolovanie a prevádzkovú podporu.

c. Odborní poradcovia a strany podnikových transakcií

Údaje môžeme zdieľať s právnikmi, účtovníkmi, audítormi, poisťovateľmi alebo v súvislosti so zlúčením, akvizíciou, financovaním, reštrukturalizáciou alebo predajom celého nášho podniku alebo jeho časti.

d. Sprístupnenia z právnych alebo bezpečnostných dôvodov

Údaje môžeme sprístupniť, ak sa dôvodne domnievame, že sprístupnenie je potrebné na dodržanie zákona, predpisu, právneho procesu, zákonnej žiadosti orgánu verejnej moci alebo na ochranu práv, bezpečnosti či zabezpečenia.

9. Medzinárodné prenosy

EasyHours môže spracúvať osobné údaje vo Švajčiarsku a v ďalších krajinách, kde pôsobíme my alebo naši poskytovatelia služieb.

Naša primárna hostingová infraštruktúra, databáza a objektové úložisko sú hostované v Nemecku. Pre záložné úložisko aktuálne používame región EU Central spoločnosti Backblaze. Niektorí z našich ďalších poskytovateľov služieb môžu spracúvať údaje alebo k nim pristupovať z iných jurisdikcií podľa toho, ako sú ich služby poskytované a podporované.

Tam, kde to vyžadujú použiteľné právne predpisy, používame pri medzinárodných prenosoch vhodné záruky, ako sú zmluvné ochranné opatrenia, zmluvy o spracúvaní údajov a štandardné zmluvné doložky alebo podobné uznávané mechanizmy prenosu.

10. Uchovávanie údajov

Osobné údaje uchovávame tak dlho, ako je primerane potrebné na účely opísané v týchto Zásadách ochrany osobných údajov, vrátane poskytovania Služby, plnenia zákonných povinností, riešenia sporov, presadzovania dohôd, udržiavania zabezpečenia a vedenia primeraných obchodných záznamov.

Vo všeobecnosti:

údaje o účte a profile sa uchovávajú počas trvania aktivity príslušného účtu a primeraný čas po nej;
bezpečnostné a autentifikačné protokoly sa uchovávajú tak dlho, ako je primerane potrebné na účely zabezpečenia, prevencie podvodov, riešenia problémov a auditu;
údaje o pracovnej sile, sledovaní času a dochádzke sa vo všeobecnosti uchovávajú podľa pokynov zákazníka a našich zmluvných a zákonných povinností;
fakturačné a daňové záznamy môžu byť uchovávané dlhšie, ak to vyžadujú právne predpisy alebo účtovné štandardy; a
záložné kópie môžu zostať v priebežných zálohách obmedzený čas pred tým, ako budú prepísané alebo vymazané.

11. Cookies a podobné technológie

EasyHours používa cookies a podobné technológie na účely, ako sú:

autentifikácia a správa relácií;
zabezpečenie a prevencia podvodov;
funkčnosť relácie kiosku;
jazykové predvoľby alebo predvoľby rozhrania;
spoľahlivosť služby a technická prevádzka; a
analytika tam, kde sme nakonfigurovali analytické funkcie.

EasyHours aktuálne používa PostHog na meranie súvisiace s analytikou. V závislosti od konfigurácie analytiky to môže zahŕňať cookies alebo podobné technológie používané na meranie používania webovej stránky alebo produktu.

Ak použijeme nepodstatné cookies alebo podobné technológie tam, kde sa vyžaduje súhlas, vyžiadame si tento súhlas prostredníctvom vhodného mechanizmu súhlasu a podľa potreby aktualizujeme tieto Zásady ochrany osobných údajov.

12. Zabezpečenie

Používame primerané technické a organizačné opatrenia navrhnuté na ochranu osobných údajov pred neoprávneným prístupom, stratou, zneužitím, zmenou alebo sprístupnením.

Žiadny spôsob prenosu alebo ukladania však nie je úplne bezpečný a nemôžeme zaručiť absolútnu bezpečnosť.

13. Vaše práva

V závislosti od vašej polohy a právnych predpisov, ktoré sa uplatňujú, môžete mať vo vzťahu k svojim osobným údajom práva, napríklad právo:

získať prístup k svojim údajom;
opraviť nepresné údaje;
požiadať o vymazanie údajov;
namietať proti určitému spracúvaniu alebo požiadať o jeho obmedzenie;
požiadať o prenosnosť určitých údajov; a
odvolať súhlas, ak je spracúvanie založené na súhlase.

Na uplatnenie svojich práv kontaktujte .

Ak EasyHours spracúva vaše údaje v mene vášho zamestnávateľa alebo iného zákazníka, zvyčajne by ste mali najprv kontaktovať túto organizáciu. Tam, kde sa to vyžaduje, môžeme nášmu zákazníkovi pomôcť s odpoveďou na vašu žiadosť.

14. Sťažnosti

Ak máte obavy z toho, ako nakladáme s osobnými údajmi, kontaktujte nás prosím najprv na adrese .

V závislosti od uplatniteľného práva môžete mať tiež právo podať sťažnosť príslušnému orgánu na ochranu údajov vrátane švajčiarskeho Spolkového komisára pre ochranu údajov a informácií (FDPIC) alebo vášho miestneho dozorného orgánu.

15. Údaje detí

EasyHours je určená na firemné používanie a nie je zameraná na deti. Prostredníctvom spotrebiteľského používania Služby vedome nezhromažďujeme osobné údaje priamo od detí.

16. Zmeny týchto Zásad ochrany osobných údajov

Tieto Zásady ochrany osobných údajov môžeme z času na čas aktualizovať.

Keď tak urobíme, zverejníme aktualizovanú verziu v Službe alebo prostredníctvom nej a upravíme dátum „Posledná aktualizácia“ uvedený vyššie. O podstatných zmenách môžeme tiež informovať prostredníctvom Služby alebo e-mailom, ak je to vhodné.

17. Kontakt

Martin Nielsen
Zollikerstrasse 23
8008 Zürich
Switzerland

E-mail: